Jeszcze rok temu Mateusz z Fly-shop większość dnia spędzał na rzeczach, które nie sprzedają: przełączanie się między kontami Allegro, pilnowanie, czy żadne zamówienie nie umknęło pod koniec pakowania, ręczne etykiety, paragony i kontrola stanów na kilku kanałach naraz. Firma rosła szybko, ale razem z obrotami rósł też „podatek” w postaci operacyjnego chaosu i czasu uciekającego na powtarzalne czynności.
W tym wywiadzie Mateusz opowiada, jak automatyzacja sprzedaży i wdrożenie Apilo stały się fundamentem skalowania Fly-shop: od sprzedaży głównie na Allegro (na czterech kontach) i raczkującego sklepu, do uruchomienia nowych marketplace’ów w Polsce i za granicą, prac nad drugim sklepem internetowym oraz wzrostu sprzedaży o ponad 100% w kilka miesięcy. To rozmowa o tym, co realnie blokuje rozwój w e-commerce, jak odzyskać czas i kontrolę nad procesami oraz dlaczego dziś automatyzacja nie jest „opcją” — tylko standardem, bez którego trudno myśleć o ekspansji.
Opowiedz krótko o swojej marce – czym się zajmujecie i do kogo kierujecie ofertę?
Nasza przygoda zaczęła się nieco ponad rok temu od sprzedaży na Allegro. Z czasem zaczęliśmy konsekwentnie rozwijać się na kolejnych marketplace’ach – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Obecnie pracujemy również nad uruchomieniem drugiego sklepu internetowego. Z przymrużeniem oka mówimy, że sprzedajemy wszystko oprócz alkoholu.
Jak długo działacie w e-commerce i jakie kanały sprzedaży są dla Was najważniejsze?
Działamy w e-commerce od około roku i kilku miesięcy. Aktualnie największy obrót generuje Allegro, jednak naszym strategicznym celem jest to, aby w przyszłości głównym kanałem sprzedaży stały się sklepy internetowe.
Co wyróżnia Waszą ofertę na tle konkurencji?
Zdecydowanie brak ograniczeń. Nie zamykamy się na konkretne kategorie asortymentu ani platformy sprzedażowe. Stale stawiamy sobie nowe wyzwania i staramy się działać bardzo elastycznie, szybko reagując na pojawiające się możliwości.
Na jakim etapie rozwoju była firma, gdy zaczęliśmy współpracę?
Firma była w dość specyficznym momencie. Najcięższy okres początkowy mieliśmy już za sobą, płynność finansowa zaczynała się poprawiać, ale nadal trzeba było bardzo ostrożnie podchodzić do wydatków i każdą decyzję dobrze przemyśleć.
Jak wyglądała sprzedaż online przed wdrożeniem Apilo?
Sprzedawaliśmy wyłącznie na Allegro – na czterech kontach – oraz prowadziliśmy sklep internetowy, który dopiero raczkował. Liczba zamówień wynosiła kilkadziesiąt dziennie, a ogromna część czasu pracy w magazynie była poświęcona ręcznemu generowaniu etykiet wysyłkowych i paragonów.
Jakie były największe wyzwania operacyjne?
Największym problemem było ciągłe przełączanie się między kontami i sprawdzanie, czy na którymś kanale nie pojawiły się nowe zamówienia. Zdarzało się, że któreś zostało pominięte, szczególnie pod koniec dnia pakowania. Do tego dochodziło ręczne pilnowanie stanów magazynowych i ich zgodności na wszystkich kanałach sprzedaży. Była to bardzo wyczerpująca, mało efektywna praca. Ręczne przenoszenie ofert na inne marketplace’y – oferta po ofercie – z dzisiejszej perspektywy wydaje się wręcz absurdalne.
Co najbardziej spowalniało rozwój sprzedaży?
Zbędna, mozolna praca operacyjna, która skutecznie hamowała kreatywność i możliwość skupienia się na rozwoju.
Jak radziliście sobie wcześniej z integracjami i automatyzacją?
Szczerze mówiąc – pojęcie integracji praktycznie nie istniało. Automatyzacja polegała na tym, że jedna osoba ręcznie przeklikiwała paragony i etykiety, a druga w tym czasie pakowała zamówienia.
Czy pojawiał się chaos operacyjny?
Największym problemem był marnowany czas. To, co wcześniej zajmowało całe dnie pracy, dziś dzięki automatyzacji wykonujemy w kilka chwil.
Co skłoniło Was do wdrożenia Apilo?
Rosnąca liczba zamówień, strata czasu oraz wizja jego odzyskania.
Dlaczego zdecydowaliście się na współpracę z agencją?
Początkowo próbowaliśmy samodzielnego wdrożenia, jednak było to zadanie, które nas przerosło. Szukaliśmy pomocy w różnych miejscach, aż przypadkowo trafiliśmy na Waszą agencję na jednej z grup na Facebooku.
Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem współpracy?
Tak, szczególnie na początku. Gdy zna się kogoś wyłącznie z internetu i trzeba powierzyć dostępy do kont sprzedażowych, zaufanie nie przychodzi od razu. Jednak już po pierwszej lub drugiej rozmowie wideo wątpliwości zniknęły i poczułem, że to dobra decyzja.
Jak wyglądał proces decyzyjny?
Od początku wiedziałem, że w pewnym momencie integratory będą niezbędne. Starałem się jednak odwlec tę decyzję, bo nie do końca rozumiałem, jak to wszystko działa i od czego zacząć.
Jak oceniasz proces wdrożenia Apilo?
Wdrożenie przebiegło bardzo szybko i sprawnie. Oczywiście potrzebna była chwila, aby w pełni oswoić się z systemem.
Co było największym ułatwieniem na starcie?
Automatyczne generowanie etykiet i paragonów bez konieczności ręcznego wpisywania każdej pozycji. Dodatkowo ogromnym plusem był porządek w zamówieniach i możliwość filtrowania ich dokładnie tak, jak tego potrzebujemy.
Jak oceniasz komunikację z zespołem?
Zaskakująco dobrze. Nigdy nie miałem poczucia, że nasze sprawy są odkładane na bok czy traktowane po macoszemu.
Co pozytywnie Cię zaskoczyło?
Zakres pomocy. Na początku nie byłem w stanie wyobrazić sobie, jak wiele można dzięki temu osiągnąć. Dziś jedynym ograniczeniem jest wyobraźnia.
Jak szybko pojawiły się efekty?
Praktycznie od razu po zakończeniu integracji. Wcześniej wystawienie kilku faktur zajmowało nawet pół godziny, a później wystarczyło je tylko wydrukować.
Jakie zmiany zauważyliście po wdrożeniu?
Przede wszystkim odblokowanie potencjału firmy. Pojawiające się pomysły nie wymagają już analizowania, jak „ugryźć” je technicznie. Możemy w 100% skupić się na strategii i planowaniu dalszego rozwoju.
Czy możecie wskazać mierzalne efekty?
Tak. Uruchomiliśmy dwa nowe marketplace’y w Polsce, jeden zagraniczny oraz rozpoczęliśmy prace nad nowym sklepem internetowym. Sprzedaż wzrosła o ponad 100% w ciągu kilku miesięcy.
Jak Apilo wpłynęło na obsługę marketplace’ów?
Obsługa stała się bardzo prosta. Wszystkie zamówienia mamy w jednym miejscu i możemy je kontrolować nawet poza firmą, bez konieczności logowania się na każdą platformę osobno.
Co dziś działa szybciej lub lepiej?
W zasadzie wszystko.
Jak zmieniła się codzienna praca zespołu?
Jest mniej stresu, więcej czasu i zdecydowanie większa przejrzystość procesów.
Jakie kanały sprzedaży rozwijacie obecnie?
Rozwijamy sprzedaż na Erli, Empik i eMAG, jednak obecnie największy nacisk kładziemy na rozwój własnego sklepu internetowego.
Czy automatyzacja pozwoliła skupić się na sprzedaży i marketingu?
Zdecydowanie tak. Mając wsparcie techniczne, które zajmuje się zapleczem systemowym, możemy spokojnie planować kolejne kroki i nowe wyzwania.
Jakie są Wasze plany rozwoju?
Uruchomienie nowego sklepu internetowego oraz ekspansja na kolejne rynki zagraniczne.
Jak współpraca z agencją wspiera dalszy rozwój firmy?
Daje nam stabilne zaplecze techniczne i poczucie bezpieczeństwa. Wiemy, że kwestie integracji i automatyzacji są dopilnowane, dzięki czemu możemy skupić się na rozwoju i skalowaniu biznesu.
Jak opisałbyś współpracę jednym zdaniem?
Solidna i owocna współpraca, która z czasem stała się jednym z filarów naszego biznesu.
Komu poleciłbyś takie rozwiązanie?
Każdemu, kto działa w e-commerce — zarówno początkującym sprzedawcom, jak i firmom na zaawansowanym etapie. Jedni zyskają uporządkowane procesy, drudzy realne możliwości skalowania i ekspansji. W obu przypadkach poprawia się sprzedaż i komfort pracy.
Co powiedziałbyś firmom, które zastanawiają się nad automatyzacją?
Jeśli chcecie się rozwijać, automatyzacja sprzedaży jest dziś koniecznością — to standard, bez którego bardzo trudno myśleć o skalowaniu biznesu.
Co było największym game changerem?
Pełna automatyzacja procesów i odzyskanie czasu. To moment, w którym firma przestała skupiać się na ręcznej pracy operacyjnej, a zaczęła realnie rosnąć.
Dziękuję za rozmowę! Jeśli Ty również chcesz odblokować potencjał zachęcam do kontaktu!